Datenschutzhinweise zu Topic Autofill

Diese Hinweise erläutern die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Browser-Erweiterung „Topic Autofill“.

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich ist das Unternehmen, das die interne Anwendung Topic und die Erweiterung Topic Autofill für seine Beschäftigten bereitstellt. Die Angaben zum Verantwortlichen sowie die Kontaktmöglichkeiten finden Sie im Impressum und in den allgemeinen Datenschutzhinweisen von IBENA.

2. Zweck und Nutzerkreis

Topic Autofill ist ausschließlich für berechtigte Mitarbeitende zur dienstlichen Nutzung vorgesehen. Die Erweiterung unterstützt das Ausfüllen von Anmeldeformularen auf Webseiten mit Zugangsdaten, die in der unternehmenseigenen Anwendung Topic hinterlegt und für die jeweilige Person freigegeben sind.

3. Welche Daten verarbeitet werden

Für diese Funktion können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• die Adresse beziehungsweise der Hostname einer aufgerufenen Webseite zur Zuordnung passender Zugangsdaten,
• der Anmelde- und Entsperrstatus der Topic-Sitzung,
• für die jeweilige Webseite freigegebene Anmeldedaten wie Benutzername und Passwort sowie gegebenenfalls Daten zur Erzeugung zeitbasierter Einmalcodes (TOTP),
• technisch erforderliche Sitzungsinformationen im temporären Speicher der Erweiterung.

4. Wie die Daten verwendet werden

Die Erweiterung gleicht die aufgerufene Webseite mit den in Topic hinterlegten Zugangsdaten ab. Hierzu kommuniziert sie mit dem Topic-Server. Berechtigte, verschlüsselt gespeicherte Zugangsdaten werden für die Autofill-Funktion abgerufen und in der Erweiterung entschlüsselt. Nur die für den betreffenden Host passenden Angaben werden an das auf der Webseite ausgeführte Erweiterungsskript übergeben, damit die vorgesehenen Formularfelder ausgefüllt werden können.

Die Erweiterung benötigt deshalb Zugriff auf Webseiten mit Anmeldeformularen. Dieser Zugriff dient der Erkennung und dem Ausfüllen entsprechender Eingabefelder, nicht der allgemeinen Auswertung des Surfverhaltens.

5. Speicherung und Übermittlung

Die Erweiterung nutzt den temporären Sitzungsspeicher des Browsers, um einen für die Funktion erforderlichen Entsperr- beziehungsweise Kryptozustand während der Sitzung wiederherstellen zu können. Die zentral verwalteten Zugangsdaten verbleiben grundsätzlich in der Topic-Infrastruktur und werden nur funktionsbezogen abgerufen und verarbeitet.

Beim Ausfüllen eines Anmeldeformulars werden die ausgewählten Zugangsdaten in die Formularfelder der jeweiligen Zielwebseite eingesetzt. Ob und wann diese Daten anschließend an den Betreiber der Zielwebseite übertragen werden, hängt vom Absenden des Formulars und der jeweiligen Webseite ab. Die Verarbeitung durch diese Zielwebseite unterliegt deren eigenen Datenschutzbestimmungen.

6. Berechtigungen der Erweiterung

Topic Autofill verwendet die Browser-Berechtigung storage für temporäre Sitzungsinformationen. Der Zugriff auf topic dient der Kommunikation mit der internen Anwendung. Der Zugriff auf HTTP- und HTTPS-Webseiten wird benötigt, weil die dienstlich verwendeten Anmeldeformulare auf unterschiedlichen Domains liegen können.

7. Rechtsgrundlage und betriebliche Regelungen

Die Nutzung erfolgt im Rahmen der dienstlichen Bereitstellung von IT-Systemen. Die jeweils einschlägige datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage und gegebenenfalls bestehende betriebliche Regelungen zur Beschäftigtendatenverarbeitung richten sich nach den konkreten Einsatzbedingungen im Unternehmen. Auskünfte hierzu erteilt die zuständige interne Datenschutzstelle.

8. Aufbewahrung und Löschung

Temporäre Sitzungsinformationen werden im Rahmen der Browser- und Erweiterungssitzung verwaltet. Für die im Topic-System hinterlegten Zugangsdaten sowie etwaige serverseitige Protokolldaten gelten die unternehmensintern festgelegten Aufbewahrungs- und Löschregelungen.

9. Betroffenenrechte

Betroffene Personen können ihre gesetzlichen Datenschutzrechte, insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung, im Rahmen der jeweils geltenden Voraussetzungen geltend machen. Informationen zu Kontaktwegen und weiteren Rechten enthält die allgemeine Datenschutzerklärung von IBENA.

10. Änderungen

Diese Hinweise werden bei wesentlichen Änderungen an der Funktionsweise von Topic Autofill oder an den maßgeblichen Datenschutzanforderungen aktualisiert.